Setelah tulisan saya sebelumnya yang membahas penggunaan fungsi Paste Values, kali ini saya ingin berbagi lagi mengenai salah satu fungsi excel lainnya. Sebagai catatan, fungsi ini sering saya gunakan dalam mengelola laporan keuangan, yakni fungsi (tombol) Sort. Saya yakin di antara Anda, pasti sudah mengenal dengan fungsi ini, tapi tidak ada salahnya saya memperjelas lagi pemanfaatannyadalam administrasi laporan keuangan atau pengelolaan data lainnya biar kita jadi lebih paham maksud penggunaannya.
Terus terang saja, saya sangat terbantukan dengan adanya fungsi ini dalam pengelolaan buku besar akuntansi pada pekerjaan saya. Cukup sulit menemukan padanan kata 'sort' dalam bahasa Indonesia, tetapi kita kadang menerjemahkannya ke dalam bahasa Indonesia sebagai 'sortir' saja atau definisinya kurang lebih sebagai kegiatan memilah-milah data atau item yang sama dalam suatu range data yang acak dan beragam, kedalam kelompok/bagian bagian yang terpisah tetapi masih tetap dalam range tersebut.
Sort mungkin lebih tepat diterjemahkan (sesuai kegunaannya di Excel) sebagai aktifitas mengurutkan data, misalnya suatu kolom dalam tabel yang terdiri dari ratusan nama-nama barang, terus kita ingin mengurutkannya kedalam baris yang berurutan berdasarkan awalan abjad nama-nama barang tersebut, maka dengan cepat kita bisa melakukannya dengan memblok kolom tersebut dan mengklik tombol 'Sort', maka dalam sekejap berurutlah nama-nama barang tersebut.
Sebenarnya kita bisa melakukannya secara manual dengan memanfaatkan Cut dan Paste, tetapi langkah tersebut membutuhkan waktu yang lama. Dengan fungsi ini, secara otomatis sort juga akan menggabungkan nama-nama item yang sama ke dalam suatu baris (kolom) yang berurutan jika dalam data kolom tersebut ada banyak nama/value yang sama. Fungsi sort ini banyak digunakan untuk mengurutkan Nama Pelanggan, Nama Vendor, Nomor Faktur Pajak, Harga Satuan, Kode Pelanggan, dan sebagainya dalam mengelola buku besar untuk diupload ke lampiran Laporan Keuangan.
Dalam menginput suatu transaksi pada sistem akuntansi, senantiasa kita mengurutkannya berdasarkan tanggal dan pastinya ini sudah menjadi suatu keharusan, kecuali untuk transaksi yang identik dalam satu tanggal yang sama, barulah kita mencari variabel prioritas yang lain, baca tulisan saya tentang penomoran jurnal transaksi.
Sering saya jumpai kasus inputan (ke IT sistem saya) untuk nomor faktur pajak baik PPN Keluaran atau PPN masukan, urutan tanggal dan nomor faktur pajak tidak berurutan sesuai dengan tanggal terbitnya faktur tersebut. Nah, disinilah kita bisa menggunakan sort untuk mengurutkan nomor faktur pajak. Hal ini perlu kita lakukan, agar kelak kita akan mudah mengidentifikasi nomor faktur berapa saja yang belum terbuku atau terlewatkan sebelum kita melaporkannnya ke kantor pajak.
Itulah salah satu manfaat akan pentingnya menyortir data, yang saya tekankan pada tulisan kali ini. Satu hal lagi, dalam menginput data transaksi stock, katakanlah stock masuk untuk pesanan pelanggan si A misalnya. Untuk mempermudah memasukkan datanya ke data eksisting stock si A (data/laporan bulan lalu) kita perlu menyortir harga satuannya dari output sistem.
Sekali lagi saya katakan, ouput sistem yang tidak berurutan ini kadang dikarenakan inputan bukti transaksi ini berdasarkan tanggal masuknya stock, bukan diinput berdasarkan harga satuan atau nama barang yang sama. Anda, tidak mungkin kahn menunggu sampai akhir bulan atau tanggal cut off baru Anda menginput stock yang masuk atau keluar.
Kembali menyangkut fungsi sort dalam nomor faktur pajak, dengan sort kita juga bisa mengidentifikasi nomor faktur pajak yang doubel atau ganda, dan tentunya jadi pertanyaan lagi, kok bisa ganda? apakah hanya kesalahan menginput? apakah memang membuku dua kali faktur pajak yang sama? atau memang ada kesalahan administratif? Maksudnya faktur pajak dibuat dengan nomor yang sama.
Terus, mengenai harga satuan, okelah kita sudah melakukan penyortiran harga satuan, dan harga satuan yang sama sudah berada dalam baris yang berurutan, sebaiknya anda perhatikan ke kolom yang disebelahnya, misalkan nama produknya...lho kok ada harga satuan yang sama tapi produknya beda? Nah pertanyaannya adalah apakah produk tersebut memang harga satuannya sama atau terjadi kesalahan menginput harga satuan atau kesalahan menginput nama produk?
Kemudian ada lagi, sort juga memudahkan kita mencari nilai selisih antara dua data, ini masih berdasarkan pengalaman saya, dan di sini yang dimaksud antara data output buku besar dan lampiran laporan keuangan buku besar yang bersangkutan, ketika kita menemukan ada angka yang selisih pada lampiran laporan keuangan, sort saja pada buku besar, nantinya kita akan dengan mudah menemukan nilai yang sama, minimal mendekati, yang belum kita pindahkan ke lampiran laporan keuangan.
Nah, demikianlah kegunaan fungsi tombol sort yang lainnya, jadi bukan hanya sekedar mengurutkan data, melainkan juga untuk mengevaluasi/mengidentifikasi adanya kemungkinan kesalahan/keanehan dalam mengelola data. Untuk mengenai cara penggunaannya, silahkan Anda searching sendiri di google, banyak kok tutorialnya di internet. Okey! Sekian dulu tulisan saya dulu. Semoga bermanfaat dan salam prestasi! Wassalam (@Mksr#02122014)
Posting Komentar