Pentingnya Penomoran Jurnal Transaksi Pada Pencatatan Buku Besar

Suatu perusahaan atau entitas usaha/bisnis tentunya tidak akan lepas dari transaksi-transaksi keuangan atau ekonomi. Semakin besar suatu perusahaan akan semakin banyak pula transaksi keuangan yang terjadi didalamnya. Bahkan bukan hanya kuantitas yang semakin banyak, kualitas dalam hal 'kerumitan' juga akan semakin bertambah seiring dengan semakin bertumbuhnya suatu perusahaan/entitas usaha. Sebuah perusahaan yang dijalankan dengan profesional tentunya harus memiliki kemampuan yang memadai dalam mengelola transaksi-transaksi yang terjadi dalam perusahaannya. Transaksi-transaksi keuangan/ekonomi yang sejenis dalam akuntansi akan dicatat dan dikelompokkan dalam Bukti Transaksi Akuntansi.
Pengelolaan bukti transaksi ini tentu saja dijalankan oleh Sistem Akuntansi di mana bukti transaksi akuntansi ini menghasilkan akun/perkiraan yang identik dan dikelompokkan dalam Buku Besar. Berdasarkan dengan pengalaman saya selama ini, salah satu langkah dalam memproses bukti transaksi-transaksi akuntansi adalah dengan melakukan registrasi atas transaksi-transaksi tersebut. Registrasi yang saya maksud di sini adalah dengan memberikan nomor atas setiap bukti transaksi akuntansi. Perlu saya tekankan di sini, dalam artikel ini saya bedakan antara bukti transaksi akuntansi dengan bukti pendukung transaksi akuntansi. Bukti pendukung transaksi akuntansi antara lain kwitansi, invoice/faktur, faktur pajak, nota debet, nota kredit, dan lain-lain. Bukti transaksi akuntansi pada umumnya dibedakan menjadi bukti transaksi pengeluaran kas/bank, bukti pemasukan kas/bank, dan jurnal umum/jurnal memorial. Jadi registrasi penomoran di sini adalah memberikan nomor pada Bukti Transaksi Akuntansi. Sebelum menulis artikel ini saya mencoba mencari di internet maupun literatur-literatur akuntansi dari sumber lainnya, belum ada yang secara eksplisit membahas tentang penomoran ini. Kebanyakan hanya membahas penomoran atas akun atau rekening akuntansi. Padahal menurut saya sebagai seorang praktisi akuntansi, banyak hal yang bisa diperoleh dengan melakukan registrasi atau pemberian nomor ini, antara lain:

1. Memudahkan penulusuran kembali atau feedback atas transaksi-transaksi sebelumnya.
2. Pengelolaan bukti-bukti transaksi dalam suatu arsip menjadi lebih rapih.
3. Memudahkan dalam mengaudit atau memeriksa Laporan Keuangan
4. Sebagai salah satu variabel yang disyaratkan dalam penyusunan Sistem Akuntansi Terkomputerisasi.
5. Mempercepat query atas transaksi-transaksi tertentu yang ingin dicari.
6. Membantu dalam evaluasi jumlah transaksi setiap periode tertentu
7. Merupakan identitas tambahan yang melekat atas bukti transaksi tertentu, misalkan seseorang memerlukan bukti transaksi atas Piutang PT ABC, orang tersebut tinggal menyebut nomor bukti transaksinya saja dan dengan mudahnya kita menemukannnya dalam arsip kita.

Ada beberapa ketentuan dalam memberikan nomor atas bukti-bukti transaksi akuntansi. Yang paling umum adalah memberikan nomor atas transaksi akuntansi sesuai dengan tanggalnya. Jadi nomor transaksi diurut berdasarkan urutan tanggal kejadian transaksi, begitu seterusnya. Jika pada tanggal yang sama suatu entitas melakukan beberapa transaksi sejenis dengan satu entitas lainnya, antara PT ABC dengan CV CBA, misalkan transaksi akun Hutang Usaha, biasanya akan diurutkan berdasarkan nomor bukti transaksi pendukung (Corroborative Evidence) yang paling utama, misalkan kwitansi. Lalu bagaimana seandainya terjadi transaksi dengan akun yang sama yang melibatkan entitas yang berbeda-beda, misalkan antara PT ABC, dengan CV BCA, CV XYZ, PT XXX, CV NN, cara mudah saja, cukup dengan mengurutkan abjad pertama dari nama entitas-entitas tersebut jadi urutannya adalah BCA, NN, XXX, dan XYZ pada jurnal transaksi akuntansi. Selanjutnya apabila dalam satu hari melibatkan beberapa transaksi keuangan yang mempengaruhi beberapa akun/rekening akuntansi, maka penomoran diurutkan berdasarkan urutan nomor akun/rekening pada sistem akuntansi. Biasanya dalam sistem akuntansi penomoran akun didasarkan pada tingkat likuiditas. Jadi dahulukan transaksi Piutang Usaha daripada Persediaan, dahulukan Persediaan daripada Hutang Usaha, dan seterusnya.
Kaedah penomoran bukti transaksi ini diserahkan sepenuhnya ke perusahaan. Mereka boleh secara kreatif membuat sendiri nomor transaksinya sesuai dengan kebutuhan perusahaannya. Mereka bisa mengkombinasikan antara huruf dan angka. Misalkan B0100/III/2014, B disini adalah singkatan dari Bank (Bukti Pengeluaran atau Pemasukan Bank), 0100 adalah nomor (urut) transaksi, III romawi adalah bulan. dan 2014 adalah tahunnya. Kadang juga seperti ini 1K0099/12/M/07, 1K adalah kode cabang suatu perusahaan, 0099 nomor urut, 12 adalah bulan, M, memorial (transaksi akuntansi non kas, contoh: pengakuan biaya, dll), dan 07 adalah tahun 2007.
Sudah jelas terlihat dengan mengelompokkan beberapa variabel pada karakter penomoran, kelak akan memudahkan dan mempercepat kita untuk menulusuri kronologis terjadinya transaksi-transaksi keuangan/ekonomi. Dengan penomoran ini, jika kelak kita beralih dari manual ke computrized akan mempermudah kueri pada data tertentu. Pada artikel/postingan saya berikutnya, dengan memanfaatkan fungsi tertentu dalam Microsoft Excel, kita bisa melakukan kueri atau sortir atas bukti-bukti transaksi keuangan/ekonomi dengan memanfaatkan pemberian nomor ini.
Demikianlah postingan saya mengenai penomoran bukti transaksi akuntansi ini. Semoga membawa manfaat bagi kita semua, terutama para bagi para praktisi maupun akademisi yang bergerak dalam bidang akuntansi. Sekiranya ada yang salah/keliru pada artikel saya ini, saya sangat terbuka atas koreksi, kritik, dan saran dari anda. Sekian, Wassalam (@Mksr#240914).