Sungguh banyak kemudahan yang bisa kita dapatkan, jika kita mengenal berbagai macam tools/fungsi pada microsoft excel. Pada awalnya, saya hanya mengenal beberapa tools standar pada microsoft offices seperti copy, paste, cut, delete, instert row, insert colum, dan sebagainya. Beberapa tools tersebut kebanyakan digunakan dalam pemakaian excel secara sedarhana, misalnya dalam membuat tabel sederhana. Dalam perekembangannnya beberapa tools standar di atas memiliki fungsi tambahan yang ternyata memeiliki kegunaan yang tidak kalah pentingnya. Salah satu fungsi di atas yang memiliki fungsi special/tambahan adalah paste. Sperti kita ketahui paste itu adalah tool lanjutan dari copy. Boleh dibilang antara copy dan paste adalah pasangan sehidup-semati, dimana ada copy disitu ada paste. Data pada suatu sell tertentu yang dicopy, harus ditindaklanjuti dengan paste untuk menempelkan duplikat data yang dicopy pada sell lain. Sampai disinilah pemahaman saya tentang paste bahwa paste hanyalah sekedar menempel mentah-mentah hasil copian kita. Dengan beberapa peningkatan setiap versinya, microsoft offices mempertegaskan beberapa fungsi special pada paste, dimana yang paling sering saya praktekkan dalam mengelola lampiran laporan keuangan sebagai hasil postingan buku besar, adalah 'paste values'. Beberapa fungsi tambahan dari paste ini, oleh Excel dikelompokkan sebagai paste special. Sebenarnya ada beberapa paste special yang lain, misalnya paste formats, paste formulas, dan lain-lain. Namun, fokus kita pada kali ini adalah paste values, yang paling sering saya pakai dalam penyusunan Laporan Keuangan.
Secara sederhana Microsoft Excel menerjamahkan paste values sebagai tindakan menempelkan/memindahkan data atas nilainya saja kedalam suatu sell tertentu persis seperti apa yang ditampilkan atau yang tampak pada data yang di copy. Dan memang seperti itulah yang terjadi jika kita melakukan tindakan paste values, mengcopy suatu nilai dari suatu data yang secara kasat mata nampak dalam suatu sell. Maksudnya, bahwa kadang dalam data pada sell tertentu yang nampak hanyalah nilainya saja, pada hal sebenarnya nilai tersebut adalah hasil dari rumus yang terbentuk dalam cell tersebut, bisa saja nilai dalam sell tersebut merupakan hasil penjumlahan (+) dari beberapa cell, bisa saja merupakan hasil dari beberapa kondisi (if) pada sell-sell tertentu, dan beberapa kondisi tertentu yang menghasilkan suatu nilai.
Misalkan pada sel A1 terdapat nilai 2, sel B1 = 3, dan pada sell C1 adalah 5, yang merupakan hasil jumlah sell A1 dan B1, jika anda melakukan copy paste saja pada sell D1, maka hasilnya adalah 8. Lho kok bisa begitu hasilnya? yah memang begitulah hasilnya, dengan copy paste standar, semua atribusi pada sell C1, ikut tercopy ke sell D1. Jadi rumus yang ada pada sell C1, secara non absolut juga ikut tercopy, yakni B1 + C1 (3 + 5 = 8). Nah disinilah, kita bisa manfaatkan fungsi special dari paste values, dengan paste values, yang tercopy pada sell D1 hanyalah angka 5 saja, tanpa mengikutsertakan rumus yang terkandung didalamnya.
Pastinya, anda semakin penasaran kahn? Sebenarnya bagaimana pemanfaatan paste values ini dalam pengelolaan laporan keuangan, atau dalam penglolaan administrasi perkantoran, atau dalam pemakaian sehari-hari? Biar lebih jelasnya dan lebih paham akan fungsi ini mari kita simak video demonya di bawah ini! dan anda bisa mengambil filenya di sini. Semoga bermanfaat! Wassalam! (@Mksr#19112014)
Posting Komentar